Как настроить автоматизированный расчёт зарплаты сотрудникам в ПВЗ Админ

ПВЗ Админ при правильной настройке позволит вам рассчитывать выплату сотруднику в 2 клика. Расчёт зарплаты всему коллективу из нескольких десятков человек будет занимать у вас всего несколько минут и вместо раздражения приносить удовольствие. 

Давайте разберёмся, как правильно настроить ПВЗ Админ так, чтобы полноценно задействовать его все преимущества в расчёте заработной платы и сэкономить себе кучу времени и нервов.

⚠️Важно: Практика большого количества собственников ПВЗ показала, что, чем проще будет расчёт зарплаты, тем прозрачнее система для самих сотрудников. Они понимают, за что получают деньги, что повышает их доверие и мотивацию. Новички и стажёры быстрее вникают в систему оплаты. У них возникает меньше вопросов, у управляющих - меньше вероятность ошибок. Быстрее происходит процесс выплат. И в целом, это позволяет легче масштабировать бизнес - простая система проще переносится на открывающиеся пункты выдачи.

Расчёт зарплаты сотрудников строится на связке нескольких разделов: 

• График работы — назначенные смены сотрудникам, за которые нужно добавить начисления (оклад, премии, удержания). 
• Зарплата 
• Выплаты - общий долг компании перед сотрудниками на сегодняшний день (фильтр "Невыплачено"), рассчитанные (фильтр "К выплате") и выплаченные
  зарплаты/авансы (фильтр "Выплачено").
• Начисления - все начисленные оклады, премии и удержания по всем сотрудникам за отработанные смены или добавленные управляющим вручную.
• Формулы — по каким правилам рассчитывается оплата за смены и зарплата/аванс. 
• Статистика — статистическая информация по количеству заказов, возвратов, различным доплатам от маркетплейсов по дням и по ПВЗ, на основе которой рассчитываются премии за смены.
• Финансы — транзакции, отражающие факт передачи денег сотрудникам. 
• Сотрудники — к каким должностям или конкретным сотрудникам привязать формулы смены и зарплаты, чтобы автоматизировать расчёт за смены и зарплаты/аванса.
• ПВЗ - к какому пункту выдачи привязать формулу смены, чтобы автоматизировать расчёт за смены.

Автоматический расчёт зарплаты строится на работе двух видов формул:

1. Формулы расчёта смены
2. Формулы расчёта зарплаты

В формулах расчёта смены указывается сколько платить за отработанную смену, проставленную в Графике работ. Например, зависит ли оклад от количества сотрудников на смене, оплата идёт за часы или по фиксированной ставке, нужно ли начислять премии за товары или определённый процент от доплат маркетплейса.

Вы можете добавить сколько угодно формул на все случаи жизни. 

Чтобы заработала автоматизация расчёта за отработанные смены, необходимо привязать формулы:

1. к конкретному ПВЗ (самый высокий приоритет);
2. к конкретному сотруднику;
3. к должности. 

Привязать формулу вы можете в форме редактирования ПВЗ/сотрудника/должности.

При назначении/добавлении смены формула подставляется автоматически по приоритету. 

В формулах расчёта зарплаты указывается, по каким правилам и в какие дни необходимо собрать все начисления в одну выплату и добавить к ним различные доплаты или удержания, чтобы не приходилось это делать вручную для каждого сотрудника.

Вы можете добавить сколько угодно формул на все случаи жизни.

Чтобы заработала автоматизация расчёта зарплаты, необходимо привязать формулы:

1. к конкретному сотруднику (самый высокий приоритет);
2. к должности.

Привязать формулу вы можете в форме редактирования сотрудника/должности.

При расчёте зарплаты сотруднику формула подставляется автоматически по приоритету. 

Выполните один раз следующие шаги первоначальной настройки, чтобы включить автоматизацию расчёта зарплаты для ваших сотрудников:

1. В разделе "Зарплата" - "Формулы" добавить формулы расчёта смены.
2. В разделе "Зарплата" - "Формулы" добавить формулы расчёта зарплаты.
3. Привязать формулы расчёта смены к нужным ПВЗ, сотрудникам или должностям в разделах "ПВЗ" и "Сотрудники" соответственно.
4. Привязать формулы расчёта зарплаты к нужным сотрудникам или должностям в разделе "Сотрудники".

1. Добавляйте в разделе "График работ" смены сотрудникам, или пусть они сами назначают себе смены в Личном кабинете (нужная формула расчёта смены подставится автоматически).
2. При необходимости расчёта премий за выданные товары итд. загружайте из файла или добавляйте вручную статистику в разделе "Статистика".
3. При необходимости добавляйте необходимые премии и удержания конкретным сотрудникам в разделе "Зарплата" - "Начисления".

Благодаря привязанным формулам расчёта смены и зарплаты в разделе "Зарплата" - "Выплаты" по фильтру "Невыплачено" у вас будет наполняться реестр сотрудников, у которых есть невыплаченные начисления на сегодняшний день, а также ближайшая дата выплаты. Если зарплату требуется выплатить сегодня, возле даты будет стоять иконка с восклицательным знаком.

В день выплаты выполните следующие шаги для расчёта зарплаты сотруднику:

1. Нажмите кнопку «Рассчитать» напротив нужного сотрудника. Система автоматически сформирует сумму к выплате по параметрам, указанным в формуле расчёта зарплаты. 
2. Сохраните рассчитанную зарплату. 

После сохранения система предложит создать финансовую транзакцию в разделе "Финансы", чтобы отразить факт передачи денег сотруднику. 

Пока нет транзакции или у нее не стоит статус “Проведено” — зарплата считается готовой к выплате и отображается в разделе “Зарплата” - “Выплаты” по фильтру “К выплате”.
Когда транзакция отмечена как проведённая, зарплата считается выплаченной и отображается в разделе “Зарплата” - “Выплаты” по фильтру “Выплачено”.

При добавлении транзакции можно указать способ платежа. Система автоматически определяет способ платежа при расчете выплаты с учетом НДФЛ, компенсации налога для самозанятых и округления конечной суммы. Все транзакции можно найти в разделе "Финансы" по переключателю "План/Проведено" в зависимости от статуса проведения транзакции.

Проделайте эти шаги по всем необходимым сотрудникам в день выплаты.

Вы также можете рассчитывать зарплату сотрудникам из раздела "График работ". Отфильтруйте смены по дням за необходимый зарплатный период и по очереди возле каждого сотрудника откройте дополнительное меню (иконка со стрелкой) и выберите "Рассчитать зарплату".